وظایف ادارات کل استانها درخصوص آمار، تجزیه و تحلیل و بهبود عملکرد هیأت های تشخیص مطالبات
بر اساس بندهای2-16 تا 5-16 دستور العمل اجرائی آئین نامه هیأت های تشخیص مطالبات که اشعار می دارد :
2-16) ادارات کل استان ها موظف هستند آمار مکانیزه عملکرد ماهانه هیأت های بدوی تشخیص مطالبات شعب تابعه را مطابق "فرم شماره 15 پیوست" حداکثر تا پنجم ماه بعد و آمار عملکرد ماهانه هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات را مطابق "فرم شماره 16 پیوست" تنظیم و حداکثر تا دهم ماه بعد بصورت مکانیزه جهت رسیدگی و تهیه گزارش‌های عملکردی، تحلیلی و ارزیابی واحد به اداره کل وصول حق بیمه و دبیرخانه هیأت های تشخیص مطالبات ارسال نمایند.
3-16) دبیرخانه هیأت های تشخیص مطالبات موظف است با مراجعات حضوری و بررسی آمارهای ماخوذه از ادارات کل استان به طور مستمر، نحوه تشکیل جلسات هیأت های تشخیص مطالبات را از نظر ساعت تشکیل هیأت ها، حضور اعضاء، امضاء پیش‌نویس صورتجلسات، امضاء آراء یا قرارهای صادره را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت عدم رعایت مقررات با توجه به سلسله مراتب اداری به اعضاء سازمانی هیأت ها و رئیس آن اطلاع دهد.
4-16) ادارات کل استان ها باید جهت اطلاع و بررسی عملکرد هیأت های بدوی تشخیص مطالبات و نحوه محاسبات و تجدید محاسبات به استناد آراء صادره و همچنین اقدامات انجام‌گرفته در خصوص قرارها و تصمیمات با تشکیل کارگروه متشکل از معاون بیمه‌ای، رئیس و کارشناس ارشد درآمد، کارشناس درآمد اداره کل و دبیر هیأت تجدیدنظر تشخیص مطالبات استان اقدامات ذیل را انجام دهند:
- بررسی چگونگی اظهارنظر در خصوص مدارک و دفاعیات ارائه‌شده توسط کارفرما یا نماینده قانونی وی.
- بررسی مستندات دوره مطالباتی با توجه به دفاعیات ارائه‌شده.
- بررسی و شناسایی دلایلی که موجبات نقض یا تائید محاسبات سازمان را در هیأت های بدوی فراهم نموده است.
- بررسی و مطالعه مستمر امور مربوط به هیأت های بدوی تشخیص مطالبات.
- بررسی اجرای تصمیمات، آراء و قرارهای صادره هیأت های بدوی تشخیص مطالبات ظرف مهلت پیش‌بینی‌شده در بخشنامه؛
- بررسی صراحت و قاطع اختلاف بودن آراء.
- بررسی نحوه زمان تشکیل جلسات و حضور اعضاء هیأت.
اداره کل باید گزارش آسیب شناسی و بررسی موارد انجام شده را طی صورتجلسه به صورت تفکیک هر یک از موارد فوق از طریق سایت یا سیستم دبیرخانه به معاونت بیمه ای سازمان و دبیرخانه هیأت تشخیص مطالبات ارسال نماید.
بدیهی است در صورت ابهام در صورتجلسات و همچنین بازرسی‌های دوره‌ای در خصوص نظارت از عملکرد واحدهای اجرائی باید دقیقاً مراتب بررسی و نتیجه به اداره کل مربوطه منعکس گردد.
5-16) ادارات کل استان هر 6 ماه یک‌بار پس از اخذ نظرات اعضاء هیأت های تشخیص مطالبات که شامل شناسایی دلایل اصلی اعتراض کارفرمایان و ارائه راهکارها و تمهیدات مناسب جهت ایجاد تفاهم و جلوگیری از افزایش اعتراضات و تسریع امور می باشد، نسبت به بررسی و جمع‌بندی نهائی و بیان نقطه نظرات کارشناسان استان به دبیرخانه هیأت های تشخیص مطالبات مستقر در ستادمرکزی سازمان اقدام نمایند.